Planlama Süreci

Planlama

22 Şubat 2019

Planlama, işletmenin hedeflerinin belirlenmesini, bunlara ulaşmak için programların ve eylem planlarının oluşturulmasını, programların ve eylem zamanlamalarının geliştirilmesini ve bunların uygulanması için sorumlulukların atanmasını içerir.

Planlama, istenen hedeflere ulaşmak için gereken kararların ve faaliyetlerin türlerini belirleyen planlar ve programlar olduğundan, tüm çabalardan ve eylemlerden önce gelir.

Reklamlar

Planlamanın Temel Özellikleri

Planlama faaliyetinin çok sayıda özelliğini üç temel özellik altında toplamak mümkündür.

Planlamanın Birinci Temel Özelliği

Planlamanın geleceğe dönük bir düşünme, değerleme, araştırma ve inceleme faaliyeti olmasıdır. Planlamanın geleceğe bakış ile özdeşleştirilmesi, belirsizlik kavramını öne çıkarır.

Planlama gelecekte ulaşılmak istenen nokta veya durumların belirlenmesi olduğuna göre, bu nokta veya duruma giderken işletme içi ve dışı koşulların nasıl gelişeceğini tam olarak bilmek mümkün değildir.

Gelecekteki şartların ne olacağının bugünden bilinmemesi, planlamayı bir çeşit “geleceği tahmin” işi haline getirir. Ancak, tahmin ile planlama aynı şey değildir.

Tahmin, olayların gelecekte almaları muhtemel şekil ve alternatifleri kestirmeye yönelik bir çabadır.

Planlama ise olayların tahmin edilen yönde gelişmesi halinde ne yapacağının belirlenmesidir.

Planlamanın İkinci Temel Özelliği

Amaç, risk ve varsayımlar ilişkisi olmasıdır. Her yönetici alacağı kararlarda belli bir amaca ulaşmayı hedefleyecek, bazı varsayımlara dayanacak ve belirli riskleri göze alacaktır.

Bu nedenle planlama ilişkilerin açık ve net ortaya konması, tartışılması, bilimsel yöntemlerle değerlenmesi ve rasyonel bir seçimin yapılması faaliyetlerini öngörür.

Sonuç olarak planlama, uygulamaya geçme hazırlığıdır. Bu hazırlık ulaşılmak istenen durumların belirlenmesini, bunun için gerekli seçimlerin (kararların verilmesi) yapılmasını, bu seçim sonucu yapılacak işlerin zamanlamasını belirleme çalışmalarını kapsar.

Planlamanın Üçüncü Temel Özelliği

Esnek ve devingen olmasıdır. Planlar bir kez yapıldıktan sonra hiç değiştirilmeden bırakılamazlar. Planlar sürekli olarak gözden geçirilmeli ve değişen koşullara uyarlanmalıdır.

Planlama Süreci

İşletmelerin planlama yaparken izlediği süreç şu aşamalardan oluşmaktadır;

İşletmenin Misyon ve Vizyonunun Açıklanması

Planlama faaliyetinin işletmenin misyon ve vizyonu doğrultusunda şekillendirilmesi gerekir. Misyonun, sözlük anlamı “bir kimseye veya bir kurula verilen özel görev” dir.

Bir yönetim kavramı olarak misyon, işletmenin ne yapmak ve hangi amaçla yapmak üzere kurulduğunu, kendisini nasıl görmek istediğini, işletmenin varlık nedeninin ne olduğunu ifade eder.

Planlama ile yakından ilgili diğer bir kavram da “vizyon” dur. İşletmeler için hayati değer taşıyan stratejik planların temelini vizyon oluşturur.

Vizyon, var olan gerçekler ile gelecekte beklenen koşulları birleştirerek, işletme için arzu edilen bir gelecek imajı yaratmaktır. Başka bir deyişle vizyon, işletme ile ilgili olarak hayal edilen gelecektir. Söz konusu gelecek bilinci, yapılacak planlama çalışmalarına ışık tutacaktır.

Amaçların Belirlenmesi

Amaçlar işletmedeki faaliyetlerin nedenini oluştururlar. Doğru belirlenmemiş amaçlar uygulayıcıları başarısız kılar. Amaçlar bir işletmenin tümünü ilgilendirecek kadar geniş kapsamlı olabileceği gibi küçük bir servisi ilgilendirecek kadar dar kapsamlı da olabilir.

Amaçların belirlenmesinde şu hususlara dikkat etmek gerekir;

  1. Amaçlar mantıklı ve ulaşılabilir nitelikte olmalıdır. Aksi halde başarısızlık riski artacaktır.
  2. Amaçlar açık ve net ifade edilmelidir. Soyut ve iyi anlaşılmayan amaçlar hedefi bozacak, uyumsuzluğa yol açacaktır.
  3. Çalışanlar amaçların belirlenmesi çalışmalarına doğrudan ya da dolaylı olarak katılmalıdır. Bu durum, amaçların çalışanlar tarafından benimsenmesine yol açacaktır.
  4. Amaçlar hiyerarşik bir yapı sergilemelidir.

Planlama sürecinin amaç aşamasında, işletmenin gelecekte, belli bir zamanda, neyi, ne miktarda gerçekleştirmek istediği veya nerede, hangi konumda olmak istediği saptanır. İşletme amaçlarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür.

  • İşletmenin yaşamını sürekli kılma
  • Tüketicinin ihtiyacına cevap veren ürün ve hizmet üretme
  • Kar elde etme ve karı istikrarlı biçimde artırma
  • İstikrarlı büyüme ve gelişme
  • Pazara hakim olma
  • İşletmenin imajını güçlendirme
  • Ürünün kalitesiyle ünlenme
  • Satış ve satış sonrası hizmetlerde ünlenme
  • Sektörde önemli bir konumda olma
  • Yeniliğe açık olma

Varsayımların Belirlenmesi

Belirlenen amaca ulaşma yolunda alternatifleri belirlemeden önce varsayımların ortaya konması gerekir. Planlayıcı gelecekte işletme içi ve işletme dışı koşulların nasıl olacağını tahmin etmek durumundadır. Planlama ile ilgili varsayımları üçe ayırmak mümkündür.

Denetlenemeyen Varsayımlar;

Tümüyle işletmelerin denetimi dışında olan varsayımlardır. Bu tür varsayımlar genelde işletme dışı faktörlere dayanır. Ekonomik, yasal ve yasal değişiklikler gibi örnekleye biliriz.

Denetlenebilen Varsayımlar;

Tümüyle işletmenin denetimi altındadır. Bu tür varsayımlar genelde işletme içi faktörlere dayanır. Personel sayısı ve niteliği, büyüme hızı, mamulün kalite düzeyi ve dağıtım kanallarının tespiti gibi.

Kısmen Denetlenebilir Varsayımlar;

Belli ölçüde işletmelerin kontrol edebileceği faktörleri kapsar. Ücret ve maaşları belli bir düzeyde tutmak, verimliliği arttırmak, teknolojideki gelişimi uygulamaktır.

Alternatiflerin Belirlenmesi

Planlama sürecinin bu aşamasında varsayımlar altında belirlenen amaca “nasıl” ulaşılacağının yolları araştırılır. İzlenebilecek yollar belirlenirken risk payının düşük olmasına, mümkünse hiç denenmemiş yeni bir yol olmasına, basit ve pratik olmasına ve düşük maliyetli olmasına dikkat edilmelidir.

Bu süreçte amaca ulaştırılacak yollar tek tek olumlu ve olumsuz yönleri değerlendirilerek karar vericinin onayına sunulur.

Alternatifler Arasında Seçim Yapılması

İşletmeyi amacına ulaştıracak alternatifler belirlendikten sonra sıra bu alternatiflerden hangisinin uygulanacağına karar vermeye gelir. Bunun için, mevcut alternatifler başlıca şu açılardan irdelenir.

  • Teknik yönden uygulanabilirliği
  • Maliyeti
  • Süresi
  • Başarı olasılığı
  • Beklentilere uygunluğu
  • Muhtemel sonuçları

Karar verici tüm değerlemelerin ışığı altında, az da olsa sezgilerine de dayanarak izlenecek hareket tarzını belirler. Gerektiğinde koşullara bağlı olarak farklı hareket tarzları da öngörülebilir. Söz konusu koşullar gerçekleşirse, o koşulların öngördüğü hareket tarzı devreye sokulur.

İşletmeler Açısından Planlamanın Yararları

  1. Planlama, yöneticilerin olaylar hakkında düşünmelerine, bu olayları izlemelerine ve gelişmeleri işletmenin amaçları doğrultusunda yönlendirmelerine yardımcı olur.
  2. Planlama, yöneticileri günü yaşamaktan kurtarıp geleceğe yöneltir, onlara uzun süreli düşünme alışkanlığı ve geleceği tahmin edebilme deneyimi kazandırır.
  3. Planlama, işletmelerin tüm faaliyetlerinin belirlenen ortak amaca uygun bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.
  4. Planlama, tüm faaliyetlerde akılcı olmayı ve ekonomik davranmayı sağlar.
  5. Planlama, yöneticileri yetki devrine yönelterek, onların temel işlevlere zaman ayırmalarını sağlar.
  6. Planlama, yönetimin son işlevi olan denetim, varsa anlam kazanır ve etkin bir şekilde yerine getirilir.
  7. Planlama, işletme kaynaklarının en iyi biçimde kullanılmasını sağlayarak, verimliliği artırır.
  8. Planlama, gelecekteki belirsizlikleri azaltır.
  9. Planlama, yöneticilere alacakları kararlarda yol gösterir.
Makale Kategorileri:
Ticaret

Makale Yazarı - Yönetici

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir