Organizasyon

Organizasyon, İşletmenin, amaçlarına ulaşabilmesi için hangi işlevleri yapması gerektiğine ve bu işlevleri yapacak kısımların birbirleriyle uyumlu çalışacak şekilde oluşturulmasına bu organlarda çalıştırılmak üzere gerekli maddi ve beşeri sermaye unsurlarının tedariki ve uyumlu hale getirilmesine ilişkin süreçlerden oluşmaktadır.

Organizasyon Süreci

1. Amaçlara ulaşmak için yapılacak işleri belirleme
2. İş analizleri yardımı ile benzer işleri gruplandırma
3. İş-personel (norm-kadro) çalışması yapma
4. İşe alınacak personelin özelliklerini, yeteneklerini, tecrübelerini belirleme
5. İşe personel almadan önce bu personelin yapacağı görevlerin veya işlerin tanımını yapma
6. Yöneticilerin üretim kaynaklarını ne oranda kullanabileceğini, kuruluşu nasıl ve ne oranda temsil edebileceğine dair yetki ve sorumlulukların belirlenmesi
7. Organizasyonda görev alan yöneticilerin hangi iş grubu yöneticileri ile hangi konularda, nasıl ilişki ve işbirliğinde bulunacağını belirleme
8. Aynı yöneticilerin kuruluşun yakın çevresindeki kişi ve gruplarla nasıl, ne zaman, hangi konularda, hangi yetkiler ölçüsünde ilişkiye gireceklerini açıklama
9. Her örgüt grubunun bağlı olduğu üst yönetici ile ne zaman, ne tür bir raporlama ilişkisine gireceğini belirleme
10. Her bölüm yöneticisinin başka bölüm yöneticileri ile birlikte katılacakları koordinasyon toplantılarının hangileri olduğunu açıklama
11. Bu özellikleri taşıyan mevkiler için işe uygun özelliklere sahip personeli istihdam etme

Organizasyon İlkeleri

1. Amaç Birliği İlkesi
2. Örgüt bir bütün olarak genel amaçlara sahiptir.
3. Ayrıca örgüt içindeki her bölümün de amaçları olabilir.
4. Kurulacak organizasyon biçimi, çalışanların ve bölümlerin amaçlarını kolaylaştıracak nitelikte olmalıdır.
5. İş bölümü ve Uzmanlaşma İlkesi

Organizasyonda her şahıs belirli işleri yerine getirmek üzere görevlendirilmelidir.

• Kontrol Alanı İlkesi

Bir yöneticinin etkili ve verimli biçiminde yönetim kontrol edeceği birim veya insanların sayısı sınırlıdır.

Örgütte 3 tip ilişki bulunmaktadır,

• Direkt ilişkiler;

Yöneticilerin astları ile olan doğrudan ilişkileridir.

Astların sayısı= n=>D.İ=n

• Çapraz ilişkiler;

Yöneticilere bağlı astların birbirleri ile geliştirdikleri karşılıklı ve ikili ilişkilerdir.

=>Ç.İ = n(n-1)

• Grup ilişkileri;

Yöneticiye bağlı astların ikiden daha fazla sayıda bir araya gelmelerinden oluşan ilişkilerdir.

Organizasyonun Kontrol Alanını Belirleyen Faktörler

• Yöneticinin denetlediği işlerin karmaşıklık derecesi:

Yöneticinin denetlediği işlerin karmaşıklık derecesi arttıkça sorunlar da artar. Çünkü ilişkiler karmaşıklaşır. Kontrol alanı daralır.

• Denetlenen işlerin birbirine benzerliği:

Denetlenen işler benzerse yönetici işler hakkında karar vermek için çok fazla zaman harcamayacaktır. Birini planladığında bunu astlara yayabilir. Kontrol alanı geniş olacaktır.

• Denetlenen işlerin birbirinden bağımsız şekilde yapılabilmesi:

Durum böyleyse astlar arasında çok sorun çıkmaz, dolayısıyla kontrol alanı genişler.

• Organizasyonun faaliyette bulunduğu çevre koşullarında dalgalanmalar ve belirsizlikler:

Bu durumda yönetici, planlarını gözden geçirip astlarına talimat vermek zorunda kalacaktır. Daha dikkatli olmalı, daha az astla çalışmalıdır. Kontrol alanı daralır.

• Astların gördüğü işlerin standart olması:

Bu durumda, yöneticinin planlama ve karar verme işlemleri kolaylaşır. Kontrol alanı genişler.

• Yönetici ile astların nitelikleri:

Yöneticinin bilgisi, genel kültürü, yeteneği ve yöneticilik tecrübesi fazlaysa, zamanını ve enerjisini daha planlı ve tasarruflu kullanabilir. Dolayısıyla kontrol alanı genişler.

• Yöneticinin yönetim felsefesi:

Yönetici, astlarına yetki devretme, inisiyatif kullandırmakta, bencil ve merkezcil davranıyorsa, kontrol alanı o ölçüde daralır.

Organizasyonda Bölümlere Ayırma İlkeleri

1. İş bölümü yararlarından faydalanma ilkesi
2. Kontrolü kolaylaştırma ilkesi
3. Faaliyetlerin benzerliği ilkesi
4. İcra ile denetimi birbirinden ayırma ilkesi, bir birim hem icra edip hem de bunu denetleyemez. Objektif olamaz.
5. Önemli işe, yüksek mevki verme ilkesi
6. Zaman bakımından düzenleme ilkesi. Zaman bakımından koordine edilmesi gereken işler, bir bölüme bağlı olmalıdır.
7. Politika amacına uygunluk ilkesi
8. İşletmenin mevcut personelini ve koşullarını dikkate alma ilkesi
9. Ekonomik olmaya özen gösterme ilkesi
10. Bir faaliyeti bundan en çok yararlanan bölüme bağlama ilkesi
11. Önderliği kolaylaştırma ilkesi

Organizasyon Yapısını Belirleyen Unsurlar

Amaç Birliği

Her örgüt ulaşmak istediği amaçlara ve bu amaçlarla ulaştıracak faaliyetlere göre farklı bir yapıda dizayn edilir. Bütün işletme birimleri işletmenin temel hedeflerine dönük olmalıdır. Birimlerin kendi amaçları arasında bütünlük olmalı ve işletmenin nihai hedefine katkıda bulunacak nitelikte olmalıdır.

• Yönetim Alanı

Kontrol alanı olarak da görülen yönetim alanı örgütte bir üste bağlı olması gereken ast sayısı ile ilgili bir unsurdur. Bir yöneticiye bağlanacak ast sayısı ve üstleneceği sorumluluklar, yöneticinin bilgi, yetenek ve kavrama sınırlarını aşmamalıdır.

• Yönetim Birliği

Aynı amaca yöneltilmiş ve benzer faaliyetler grubu bir tek yöneticiye bağlanmalıdır. Faaliyetlerde etkinliği sağlamaya yönelik bu ilke yönetim birliği olarak bilinir. Yönetim birliği, yönetim alanı “kontrol alanından” farklılık arz eder.

• Komuta Birliği

Her astın yalnızca bir üste bağlı ve sorumlu olması ve ondan emir almasını ifade eden ilke, komuta birliği olarak nitelenir. Bu ilke ile faaliyet kargaşası önlenir.

• Yetki ve Sorumlulukların Açıklığı ve Dengesi

İşletme çapında her çalışanın işi ile sahip olduğu yetki ve sorumluluklar açık ve kesin olarak belirtilmelidir. Ayrıca her çalışanın sahip olduğu yetkiler ve sorumluluk alanı arasında denge olmalıdır. Yani sahip olunan yetkilerin kullanımdan dolayı çalışanlardan hesap sorulabilmeli, diğer bir ifade ile sorumluluk söz konusu olmalıdır.

• Haberleşme Kanalı ve Şekli

Haberleşme ilişkilerinin çeşidi ve niteliği de organizasyonun yapısını etkileyen bir unsurdur. İşletmenin üst, orta ve alt basamak yöneticileri, kendi aralarında bir araya gelip görüşebilmeli ve ortaya çıkan sorunlarını çözümleyebilmelidir. Yatay ve dikey iletişim kanallarının etkin çalıştırılarak etkin ve verimli bir çalışma ortamı oluşturulabilir.

• Ayrılık Gözetme Yani İstisna İlkesi

Üst basamaklarda görev yapan yöneticiler günlük ve rutin işlerden uzak tutulmalı ancak, genel politikalarla ilgili ve normal dışı durumlarda kendilerine başvurulmalıdır. Bu ilkeye ayrılık veya istisna ilkesi denir.

• Personel Dağılımında Denge

İşletmedeki her birime gerekli olduğu miktarda ve nitelikte personel sağlanmalıdır. İşler ile personeller arasında nitelik ve nicelik yönünde denge olmalıdır. Ayrıca, işletmenin bütününde yöneticiler ve yönetici olmayanlar arasında sayıca denge kurulmalıdır.

• Kaynakların Dağılımında Denge

İşletmenin amaçlarına ulaşabilmesi için her faaliyet belirli miktarda paraya ihtiyacı ortaya çıkar. Bu miktar, faaliyetlerin ve bunların gerçekleştirildiği birimlerin önceliğine göre değişir.

Merkezcil ve Merkezkaç Uygulamalarda Denge

Bir işletmede alınan kararların uygunluğu için izlenmesi gereken hiyerarşik kanal belirlenmiş olmalıdır. Değişik kararların alınmasında değişik hiyerarşik ilişkiler gerektirebilir.

Bazı kararların daha üst yönetimce alınması zorunlu iken bazılarının ise, yetki devri sağlanarak daha alt yönetim kadrolarının katkılarıyla, yani merkezkaç bir tarzda alınması söz konusudur.

Gelişme Yeteneği

Organizasyon süresi sonunda ulaşılan yapı, esneklik özelliğine sahip olmalıdır. Zaman içerisinde ortaya çıkabilecek ihtiyaca göre değiştirilebilecek yeteneği taşımalıdır. Gelişme yeteneğinin yüksekliği işletmenin başarısını arttıran bir unsurdur.

İş bölümü ve Uzmanlık Derecesi

İşletmelerde iş bölümü uzmanlaşmayı, uzmanlaşma da verimliliği arttırır. Uzmanlaşma, belli bir işin çok küçük parçalara ayrılarak her görevi bir kişinin sürekli olarak yapması ile bilgi, görüş ve becerisinin artması ile mütehassıs olmasını ifade eder.

İşletmede aşırı uzmanlaşma uygulaması, iş görenlerin uzun bir süre aynı işe yoğunlaşmasını ifade eder ve bu durum monotonluk, stres ve verimsizlik ortaya çıkarır. Burada gerçekleştirilmesi uygun olan durum, işletme içinde dengeli bir uzmanlaşma derecesine ulaşılmasıdır.

Organizasyon Çevre İlişkisi

Çevre, kişinin, organizasyonun veya toplumun hayatını etkileyen toplumsal, kültürel, ekonomik ve fiziksel şartların toplamı olarak sürekli değişen, sabit denge halini korumayan hareketli bir ortam şeklinde ifade edilir.

Organizasyonlar açısından çevre iç ve dış olarak iki şekilde ifade edilir.

1. İç çevre işletme açık sistem yaklaşımı içerisinde organizasyonun kendi içerisinde oluşturduğu bölüm, kısım gibi alt birimlerin birbirleri ile olan ilişkileri ve işletme iç iklim ve kültürünü yansıtır.
2. Dış çevre ise organizasyonun dışında bulunan ve organizasyona girdilerin temin edildiği ve işlem sürecinden çıktıktan sonra ürünlerin sunulduğu kesimler ile birlikte etkileşimde olduğu kesimleri ifade eder.

Dış çevre ise altı gruptan oluşur.

Yasal ve Politik Çevre

Organizasyonun yasal ve politik çevresinde hükümet ve kanunlar yer almaktadır. Yasalar toplu halde yaşayan insanların kendi aralarında ve devletle olan ilişkilerini düzenler. Özel ve kamu hukuku dahilinde çıkarılan kanunlar işletmeleri doğrudan ilgilendirir.

Sosyal ve Kültürel Çevre

Her toplumun kendine özgü, inanç, düşünce, örf ve adetlerden oluşan sosyal ve kültürel bir yapısı vardır. Bu yapı toplum içindeki kişilerin kendi aralarında ve işletmelerde olan çeşitli ilişkilerini düzenler.

Toplumun sosyal ve kültürel düzeyi farklılığı ihtiyaç farklılığını da beraberinde getirir. İşletme işte toplumun farklı ihtiyaçlarını karşılamaya yönelir ve bunu yaparken toplumun bu yapısını dikkate almalıdır.

Ekonomik Çevre

Temel işlevi ekonomik nitelik taşıyan bir üretim birimi olan işletme için ekonomik çevre çok önemli olmaktadır. Ülkede uygulanan ekonomik sistem işletmenin faaliyetlerini önemli oranda belirler ve buna ilave olarak işsizlik, satın alma gücü, enflasyon ve faizler işletmenin ekonomik çevresini oluşturur.

Bilimsel ve Teknolojik Çevre

Organizasyon üretim sürecinde ve bunları tüketicilere ulaştırırken göz önünde bulundurulması gereken yasal, ekonomik, sosyal, tabii ve teknolojik şartlar vardır ve bu şartlar işletmeleri yakından ilgilendirir.

Organizasyonun, bu sistemleri inceleyen hukuk, ekonomi, davranış bilimleri, doğal bilimler, teknoloji gibi bilimlerle ve tüm bilimlerde kullanılan matematik, istatistik gibi ortak yöntemlerle çok yakın ilişkileri vardır.

Teknolojideki hızlı gelişim işletmeleri çok yakından ilgilendirmekte, yeni buluş ve gelişme işletme maliyetlerini düşürebilmekte, satışları arttırabilmekte veya tersi durumlarda olabilmektedir.

Doğal Çevre

Organizasyonlar üretim sürecinde üretim için gerekli girdiler hammadde, yarı mamul, araç-gereç ve malzeme olarak bulunduğu çevreden temin eder. Bu girdilerin kıt veya bol bulunması ve üretim yerinin iklim şartları işletmeyi olumlu veya olumsuz etkiler.

Organizasyonlar üretimlerini gerçekleştirirken girdi temin ettiği ve üretim atıklarını bıraktığı bu çevreyi gözetip kollaması gerekir. Bu sorumluluğunu çevre yönetim sistemi ile yerine getirmelidir.

Global Çevre

Günümüz dünyasında hızla gelişen küreselleşme yani globalleşme olgusu milli olan organizasyonların uluslararası piyasada da faaliyet göstermeye yöneltmektedir.

Dünyadaki ekonomik gelişim ile birlikte yerel, bölgesel tüketici anlayışından dünya tüketicisi anlayışına geçilmektedir. Organizasyonlar bu dünya çapında tüketiciye hitap etmek durumunda ve hitap ettiği ülkelerin tüm şartlarını bilip ve uymak zorundadır.

Reorganizasyon

Açık bir sistem olmanın doğal bir sonucu olarak örgütler, değişik çevresel faktörler tarafından etkilenir. Bu etkileşim sürecini başarıyla yönetemeyen örgütler zamanla yetersizleşirler. Reorganizasyon, bu yetersizleşmeyi ortadan kaldırma ve mevcut şartlar doğrultusunda yeniden yapılandırmayı içerir.